Переходим на электронные трудовые книжки

Участники рабочего совещания обсудили вопрос реализации на территории Якутии положений Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Председатель постоянного комитета Павел Петров сообщил, что с 2020 года начинается добровольный переход на электронные трудовые книжки.
«Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. До 31 декабря 2020 года необходимо подать заявление действующему или последнему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки. Возникают вопросы, связанные с периодом охвата населения республики по переходу на электронную трудовую книжку, с организацией работы по внедрению электронной книжки в арктических улусах, сведениями о трудовой деятельности, безработными гражданами. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения?», – обозначил Петров.
С информацией выступила заместитель управляющего Отделением ПФР по РС (Я) Татьяна Иванова. Она отметила, что 16 декабря прошлого года были приняты два закона, которые внесли изменения в Трудовой кодекс РФ в части установления возможности ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде, а также в индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.
«Работодатели до 30 июня 2020 года включительно должны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека», – подчеркнула она и добавила, что в электронной трудовой книжке будут отображаться сведения о трудовой деятельности, начиная с 2020 года.
В связи с этим и работодателям, и работникам полезно ознакомиться с предполагаемыми изменениями в сфере регулирования трудовых отношений уже сейчас.
Отмечено, что у тех, кто впервые устроится на работу, начиная с 2021 года, сведения о трудовой деятельности будут формироваться только в электронной форме. Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажный вариант на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
По словам Татьяны Ивановой, при сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. «Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации», – сказала она.
Павел Петров уточнился, как предполагается выстраивать взаимодействие ПФР, Минтруда, Роструда с Госсобранием (Ил Тумэн) в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Заместитель министра труда и социального развития республики Альбина Трубина отметила, что Ил Тумэн может осуществить мониторинг нормативно-правовых документов республики и внести соответствующие изменения в действующее законодательство.
Председатель постоянного комитета Ил Тумэна по строительству, жилищно-коммунальному хозяйству и энергетике Яков Ефимов поинтересовался о проведении мероприятий по информационно-разъяснительной работе. Он сказал, что вопрос важный и на встречах с населением, избирателями народные депутаты республики должны грамотно информировать о введении с 2020 года электронной трудовой книжки.
Участники рабочего совещания задавали вопросы, касающиеся состава сведений о трудовой деятельности, обязанностей работодателей, внесения сведений о поощрениях и награждениях в электронную трудовую книжку, защиты персональных данных и т.д.
Выступавшие отметили, что обязанность в части информационной безопасности данных ложится на Пенсионный фонд. Его представитель сказал, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Переход на электронные трудовые книжки открывают новые перспективы. Так, повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.
В завершение рабочего заседания Павел Петров предложил совместно с постоянным комитетом Ил Тумэна по здравоохранению, социальной защите, труду и занятости под председательством Владимира Чичигинарова провести 11 февраля заседание с приглашением всех заинтересованных сторон и обсудить все детали перехода на электронные трудовые книжки.

Как происходит переход?

С 1 января 2020 года все работодатели без исключения формируют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу бумажных нельзя (ст. 66.1 ТК). Поэтому в срок до 30 июня 2020 года компании уведомляют своих сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки.
Одновременно с этим работникам сообщают об их праве выбрать способ, которым работодатель будет вести их трудовую – на бумаге или в электронном виде. В период с 1 июля по 31 декабря 2020 года работники определяются с выбором и подают письменное заявление работодателю.

Сотрудник выбрал электронную трудовую

При отказе от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта, работодатель выдает бумажную трудовую сотруднику на руки. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге у сотрудника нет – Трудовой кодекс это не предусматривает.
«Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Кроме этого, при направлении в ПФР очередного отчета СЗВ-ТД это отражается в отчете.
Законом не предусмотрена возможность подачи работником повторного заявления о ведении трудовой книжки. При выдаче работнику трудовой книжки с внесенной в нее записью работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение»

Сотрудник выбрал бумажную трудовую

Работник, который выбрал бумажную трудовую, имеет право передумать в будущем. Он снова подает работодателю заявление, но уже с просьбой вести его трудовую в электронном виде, в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. При этом срок подачи такого заявления законом не ограничен.
Кроме того, если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления вообще, нужно одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме продолжать вести его трудовую книжку на бумаге. В этой ситуации у работника тоже есть право в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Подготовил
Платон СЕРГЕЕВ